5 помилок у діловому листуванні, які дратують наших колег

Незважаючи на те, що основні робочі чати давно перемістилися в месенджери, електронна пошта продовжує існувати в нашому трудовому житті як офіційний засіб обміну інформацією. Електронна поштова скринька в якомусь роді замінила щоденник, куди ми записували важливі завдання на день. Тепер всі доручення приходять до нас у віртуальній формі, і це повинно було полегшити наше життя. Однак деякі наші звички спілкування електронною поштою продовжують значно ускладнювати процес комунікації.

Фото: Inc.

5 найпоширеніших «помилок», які ми робимо, надсилаючи електронного листа:

Неструктурований текст

Ми хочемо про щось попросити колегу, але раптом згадуємо, що непогано було б запитати її думку щодо підготовлюваного корпоративу. Вже дописавши листа, ми розуміємо, що забули прикріпити папери, які потрібно терміново відсканувати, і додаємо позначку про це в постскриптум. У підсумку діловий лист перетворюється на кашу. Якщо вам потрібно описати відразу кілька завдань пронумеруйте їх і розставте в порядки важливості. Для особистих питань і рішень, які не стосуються справи, використовуйте месенджер.

Використання заголовних літер у темі листа

Фото: The MBS Group

Цей спосіб привернути увагу колег працює тільки один раз. Якщо ви постійно вдаєтеся до цього трюку, вас і ваші листи перестануть сприймати всерйоз. Пам'ятайте, що заголовні літери - своєрідний еквівалент крику. Використовуючи їх у своєму листі, ви поширюєте серед колег негатив, який може незабаром обернутися проти вас. Ще один мінус «кричущих заголовків» - їх часто використовують інтернет-шахраї і настирливі рекламні розсилки. А це означає, що ваш терміновий лист ризикує опинитися в спамі.

Нескінченні гілки діалогів

У довгій вервечці пересланих повідомлень втрачається найголовніше - сенс і завдання даної комунікації. Якщо ви помітили, що розмова плавно перейшла до іншої теми, створіть нову гілку, об'єднавши в ній виключно тих, хто має відношення до проблеми.

Забагато або замало тексту

Не варто писати колегам оду з 5000 символів, якщо мета вашого листа - попросити доставити посилку за конкретною адресою. А от якщо ви зобов'язані пояснити новачкові нюанси певної роботи, не скупитеся на деталі. Чим детальніше і зрозуміліше ви поясните, що потрібно робити, тим ефективніше вийде результат вашої спільної діяльності.

Очікування миттєвої відповіді

Фото: ConsumerAffairs.com

Не дочекавшись відповіді від колеги протягом декількох годин, починаєте атакувати пошту повторними листами? Час позбутися цієї дратівливої звички. Незважаючи на те, що ми живемо в століття сучасних технологій, спілкування електронною поштою не передбачає миттєвого реагування. Якщо ваш лист містить питання життя і смерті, краще продублюйте текст у месенджер або зв'яжіться з колегою по телефону.

Крім спроб позбутися цих 5 звичок, проаналізуйте культуру своєї манери спілкування електронною поштою. Чи завжди ви дякуєте колегам, шанобливо просіть виконати ваше прохання? Прості фрази на кшталт «Продуктивного дня!» і «Хороших вихідних» підбадьорить ваших колег і позитивно налаштує їх на спілкування з вами.