7 експертних рад з організації роботи для фрілансерів

Дедлайни горять відразу за кількома проектами, робочий стіл на комп'ютері нагадує звалище і, здається, ви тільки що випадково видалили папку з адресами важливих клієнтів. Якщо це про вас, то, швидше за все, ви недавно перейшли на фріланс. Як правильно організовувати роботу з документами?

Ми зібрали кращі поради експертів на цю тему:

Не збирайте файли на стільниці

Навіть якщо спочатку вам здається це зручним, через кілька тижнів вам важко буде знайти необхідний файл. На стільниці ви не зможете увімкнути автоматизований пошук за назвою. Доведеться напружувати зір і витрачати зайвий час, щоб знайти потрібне.

Не створюйте нескінченне число тек

Фото: Ніж

Витратьте півгодини свого робочого дня на прибирання в електронних файлах. Зведіть кількість тек до мінімуму. Найзручніший варіант - розділити інформацію по іменах клієнтів. А те, що стосується фінансів краще додати в окрему папку. Так ви зможете уникнути плутанини з доходами і витратами.

Називайте теки чітко і коротко

Коли вам потрібно буде терміново знайти потрібну презентацію або текстовий файл, у вас навряд чи буде час згадувати, як ви назвали теку. «Заробітна плата», «бухгалтерський облік», «податки», «звіти за місяць» - серед простих і конкретних назв орієнтуватися легше.

Зробіть документи доступними для членів своєї команди

Фото: politeka.net

Якщо ви працюєте в колективі, але віддалено, подумайте про те, які файли вам необхідно завантажити в загальний доступ. Можливо, це якісь посилання або адреси, які знадобляться колегам, поки ви відпочиваєте у відпустці. Виберіть найзручнішу хмарну систему та перенесіть туди потрібні файли.

Систематизуйте документи

Вирішили збирати з колегами робочі матеріали в Google Docs? Проведіть невелику планерку і виробіть алгоритм завантаження файлів. Як будуть називатися теки інформації? Які документи необхідно туди завантажувати? Це допоможе уникнути плутанини і налагодити бізнес-процеси.

Налаштуйте шаблони

Фото: Mediabistro

Якщо вам часто доводиться створювати анкети, опитування або форматувати клієнтські рахунки, використовуйте шаблони. Ви зможете змінити їх у міру необхідності і прискорити виконання завдання, адже вам не потрібно починати кожен раз з нуля.

Приготуйтеся до можливих катастроф

Фото: myimperia.com

Робота з електронними документами - це завжди великий ризик. Ви можете випадково видалити важливу інформацію або зловити вірус, який знищить ваші дані. Перемістіть найпотрібніші файли в електронну хмару і роздрукуйте про всяк випадок паперові копії. Завантажте спеціальну програму, яка допоможе відновити пошкоджені та віддалені файли. Наприклад, R-Studio, яка зможе винести документи з жорсткого диска навіть після вірусної атаки.

Працюєте з документами переважно в Google Docs? Почитайте нашу минулу статтю про 6 прихованих «фішок», які допоможуть ефективніше користуватися сервісом.